Marc Draijer
Uit de populariteit van het boekje ‘Hoe word ik een rat?’ van Joep Schrijvers zou je kunnen afleiden dat veel Nederlanders de ambitie hebben om in hun werk een rat te zijn. Of op z’n minst een stuk rattiger willen worden. Hoe kunt u uw rapportagestijl laten aansluiten bij die ambitie?
Over hoe een rapport in elkaar moet zitten en moet zijn geschreven, is de goegemeente het inmiddels wel eens. Een niet-aflatende stroom adviesboekjes en handleidingen op dat gebied herhaalt al geruime tijd dezelfde strategieën en
schrijftips. Er lijkt meer wedijver over wie de voorgestelde aanpak het helderst over het voetlicht kan brengen dan over wie werkelijk iets toevoegt aan het bekende. Klaarblijkelijk wordt voluit onderschreven dat het leren van een vaardigheid gebaat is bij herhaling. Gezien het ruime aanbod van zowel boekwerken als trainingen over schriftelijk, beter, helder, dan wel klantgericht rapporteren dat de zakelijk schrijver ten dienste staat, zou je dan ook verwachten dat de leesbaarheid van het omvangrijke corpus rapporten met sprongen vooruit zou gaan. Steeds weer leest de schuldbewuste adviseur, consultant, manager, beleidsmedewerker of projectleider dat hij actief moet schrijven, informatieve
koppen moet gebruiken, nominalisaties het liefst moet vermijden, enzovoort. Niet zo, maar zó!
En gelijk hebben ze, al die schrijfadviseurs en taaltrainers. Een rapport, memo of notitie wórdt een stuk duidelijker en leest prettiger als je de adviezen toepast. Waarom komt er dan in de praktijk zo weinig van terecht? Daar zijn meerdere
verklaringen voor te geven, variërend van een lage motivatie tot een gebrekkige verankering ná een training. Toch is er één verklaring die vaak over het hoofd wordt gezien of eenvoudigweg genegeerd. Tijdens mijn trainingen hoor ik die
zo nu en dan na de bespreking van een rapport of een passage daaruit, als de auteur van het stuk het woord krijgt: duidelijkheid is hier niet gewenst.
In het streven naar helderheid en redelijke argumentatie vergeten we wel eens dat het doel van een rapportschrijver niet altijd is om een boodschap over te brengen. Zijn doel is vaak genoeg om iets gedaan te krijgen, linksom of rechtsom. Of om de gemoederen gesust te houden, geen slapende honden wakker te maken. Een ambtenaar op een ministerie vertelde eens dat het de bedoeling was om de minister een stuk snel te laten accorderen. Door de conclusie wél helder te presenteren, en van de onderbouwing een puzzel te maken waar Ravensburger
jaloers op zou zijn, vermeed hij dat het hele stuk tussen twee vergaderingen door gelezen en begrepen kon worden. En dat er vragen en wijzigingsvoorstellen zouden volgen.
Van dat soort strategieën zijn er meer. De meest voor de hand liggende is natuurlijk het simpelweg omdraaien van de vele formuleeradviezen. Dat levert een rapport op vol passieven, lange zinnen met tangconstructies, omhaal van
woorden, onduidelijke verwijzingen en onoverzichtelijke alinea’s. Het resultaat is niet om doorheen te komen, wat nog wel eens wil leiden tot weigering van het rapport. De omdraai-methode is dus redelijk opzichtig en lang niet altijd effectief. De echte strategische schrijver gaat geraffineerder te werk en presenteert een rapportage die uitblinkt in schijnbare helderheid en bovendien grondig wetenschappelijk werk veronderstelt. De term ‘wetenschappelijk’ heeft in
zakelijke discussies en politieke debatten namelijk vaak de waarde van een argument op zich; het is dus belangrijk dat die indruk overeind blijft.
Een schijnbaar helder rapport is geschreven in duidelijke taal en wekt de suggestie van eenheid, overzichtelijkheid en logica. Om dat te bereiken kan de strategische schrijver onder meer putten uit onderstaande methoden, die zijn
gebaseerd op gevallen uit de praktijk. Of de schrijvers van de betreffende rapporten de verhullende methoden steeds bewust hebben toegepast, is niet bekend.
Zet geen of juist véél vragen in de inleiding
Vrijwel alle lezers nemen de inleiding door. Ze verwachten er te lezen waarom en waartoe het onderzoek is uitgevoerd en het rapport is opgesteld. Wilt u met uw rapport uw eigen advies uit de bus laten komen, vermeld dan in de inleiding de juiste hoofdvraag en presenteer bij de conclusies uw advies (zie ook ‘Pas “fuzzy logic” toe bij conclusies’). Wie al meteen de lezer het bos in wil sturen, kan twee dingen doen: het principe van de ‘omgevallen boekenkast’ toepassen of kiezen voor het principe ‘Eén inleiding kan meer vragen bevatten dan het rapport kan beantwoorden’.
Bij de omgevallen boekenkast blaast u de aanloop tot het onderzoek op. U geeft een historisch overzicht van de gebeurtenissen en ontwikkelingen die hebben geleid tot de huidige situatie en vermijdt elke vorm van beknoptheid daarbij. Ook met de chronologie hoeft u het niet zo nauw te nemen. Uiteraard gebruikt u wel tussenkopjes in het relaas, want er mag geen afschrikwekkende lap grijze tekst ontstaan.
Het resultaat is een overzichtelijk stukje geschiedenis, met zo mogelijk talrijke verwijzingen naar eerder uitgebrachte advies- en tussenevaluatierapporten, van ten minste drie pagina’s. Aan het eind daarvan schetst u wél het probleem waar men mee worstelt en dat door zijn uitgebreide context nu al te begrijpelijk is, maar u vermeldt geen onderzoeksvraag. De meeste lezers zullen die, onder de indruk van het historisch exposé, ook niet missen.
Wanneer u kiest voor het meer-vragen-principe, schrijft u de gebruikelijke aanleiding en vraagstelling, maar dan met veel slagen om de arm en onzekerheden in de vraagvorm. En u stelt niet één hoofdvraag, maar minstens zeven die u allemaal hoofdvragen noemt en in een willekeurige volgorde zet. Zo ontstaat de indruk van veelomvattend en grondig onderzoek; alle kanten van het probleem lijken immers te worden bekeken.
Gebruik titels die duiden op grondig onderzoek
Titels zijn van cruciaal belang voor de zich oriënterende lezer. Op basis van de inhoudsopgave en de koppen in de tekst krijgt hij een indruk van hoe het onderzoek is verricht. Ze geven een overzicht van de gezette stappen. Wie optimale helderheid nastreeft, zorgt voor titels en koppen die de kern weergeven van de tekst. Wie strategisch rapporteert, beperkt zich tot titels en koppen die er erg wetenschappelijk uitzien, maar de lezer goed beschouwd niet veel verder helpen. In tabel 1 staan links de meest gebruikte hoofdstuktitels en rechts daarvan een aantal varianten die informatiever ogen, terwijl ze even nietszeggend
zijn.
| Gangbare hoofdstuktitels | Varianten | |
| Probleemanalyse | Inventarisatie huidige situatie | [onderwerp]situatie nader bekeken |
| Uitgangspunten | Nadere afbakening | Kaders in kaart gebracht |
| Methode | Onderzoeksaanpak | Visie en werkwijze |
| Resultaten | Uitkomsten | Bouwstenen voor een besluit |
| Aanbevelingen | Actiepunten | Hoe nu verder? |
| Tabel 1, Moderne afraders |
Bagatelliseer onwelgevallige informatie of verstop die in de tekst
Onderzoeksresultaten spreken zelden voor zich, ze moeten altijd geïnterpreteerd worden. Of vergeleken met definities, richtlijnen en wettelijke bepalingen. Dat biedt de zakelijk schrijver de mogelijkheid om gegevens die de verkeerde kant op wijzen, weg te redeneren en de uitkomsten die hij nodig heeft belangrijker te maken dan ze in feite zijn. Een tweede optie is om alleen de punten die van belang zijn voor de gewenste uitkomst uitgebreid te bespreken en de gevoelige
punten te laten voor wat ze zijn.
Soms moet informatie die u slecht uitkomt toch in het rapport komen. Een mogelijkheid is dan om die informatie op te nemen in een lange opsomming van zeker vijftien punten die verder weinig met elkaar te maken hebben. Onderzoek wijst uit dat lezers lange opsommingen liever overslaan. Een hoofdstuk
‘Randvoorwaarden en uitgangspunten’ is hiervoor bijzonder geschikt, temeer daar de punten die u daarin noemt lang niet altijd een randvoorwaarde of een uitgangspunt hoeven te zijn. Ook een hoofdstuk ‘Uitkomsten en resultaten’ is een
mogelijkheid, waarbij u in het midden laat wat een uitkomst is en wat een resultaat. En wat het verschil tussen beide is.
Overweeg ten slotte om tabellen en grafieken in te zetten. Deze elementen lenen zich goed om er veel informatie tegelijk in te verwerken en u maakt er goede sier mee. De voorkeur gaat uit naar tabellen met veel getallen, waarbij de waarde van de rijen en kolommen in afkortingen zijn uitgedrukt. De toelichtende tekst laat u achterwege – een tabel spreekt immers voor zich – of geeft u pas minstens twee
alinea’s verder. Ook hierbij is het zaak om uitsluitend devoor u belangrijke getallen eruit te halen en als opvallendste uitkomsten te bespreken.
Maak indruk met ingewikkelde redeneringen
‘Voorop gesteld moet worden dat drogredenen in het leven van alledag een heel gewoon verschijnsel zijn. (…) Hoewel drogredenen vooral lijken te gedijen als de gemoederen verhit zijn, komen ze ook in koele, zakelijke discussies in de wetenschap, het onderwijs, de politiek en de journalistiek veelvuldig voor.’ (Van Eemeren en Grootendorst, 1992, p. 9)
Bovenstaand citaat gelezen hebbend, kunnen we stellen dat er geen enkel bezwaar is om in rapporten drogredenen toe te passen. Het is immers een alledaags verschijnsel, dat op alle niveaus voorkomt; de strategische schrijver zou zichzelf tekort doen door deze techniek links te laten liggen. Bovendien is de lezer al druk zat met het verwerken van de informatie in uw rapport en kan hij geen twee dingen tegelijk doen. Het controleren van de houdbaarheid van uw argumentatie komt dus op het tweede plan.
Een waar arsenaal aan drogredenen hebt u tot uw beschikking. Uw succes is verzekerd met de uitroep: ‘Het kan (in dit land) toch niet zo zijn dat…’ Wanneer u dat schrijft, zal geen zinnig mens nog het tegendeel durven beweren. Aan te bevelen zijn verder het husselen met oorzaken en gevolgen, de overhaaste generalisering en het maken van onlogische gevolgtrekkingen. Ook het inspelen op gevoelens draagt in hoge mate bij aan het gewenste resultaat.
Verder is het het overwegen waard om bij zaken die gevoelig liggen, te kiezen voor uitgebreide redeneringen met veel signaalwoorden, zoals ‘immers, namelijk, want, daardoor’ enzovoort. Zo laat u uw lezer al spoedig enigszins versuft
achter in een woud van aannames, halve waarheden en argumenten.
|
Pas ‘fuzzy logic’ toe bij conclusies
Uiteraard rondt u af met het hoofdstuk ‘Conclusies’, ongeacht of u nu één of meerdere conclusies hebt. Voor de inrichting van dit hoofdstuk moet u goed uw doel voor ogen houden. Wilt u dat u nog alle kanten op kunt of dat het door u gewenste advies uit de bus komt? Is het eerste het geval, presenteer dan vooral véél conclusies. Kiest u voor de tweede optie, presenteer dan zonder veel verdere poespas uw voorstel. Het heeft de voorkeur om daarbij in algemeenheden te spreken, dus: ‘Uit het verrichte onderzoek komt naar voren dat variant B het beste toepasbaar is op de locatie.’ Geef daar vervolgens uw eigen argumenten bij.
Voor beide varianten is het zo dat het gebrek aan verband met al het voorgaande in uw rapport nauwelijks zal opvallen. Veel lezers, met name de besluitvormers onder hen, beperken zich namelijk doorgaans tot de inleiding en de conclusies.
U dient er echter rekening mee te houden dat enkelen de tussenliggende hoofdstukken wél zullen doorbladeren. Probeer daarom in uw advies of vele conclusies toch hier en daar te verwijzen naar het uitgevoerde onderzoek. Dat u daarbij sprongen maakt van een groot aantal observaties of uitkomsten naar één conclusie, die bij nadere toetsing slechts op hooguit twee van de genoemde punten is gebaseerd, is geen probleem. Daar kijkt echt niemand van op.
Hetzelfde geldt voor de relatie met de eventuele hoofdvragen in de inleiding. Het staat leuk als de conclusie in verband kan worden gebracht met ongeveer twee vragen in de inleiding. Meer is echt niet nodig. Is er een zeldzame medewerker
die er bij de bespreking over zeurt dat andere vragen niet beantwoord worden in de conclusie, dan beheerst u waarschijnlijk voldoende gesprekstechnieken om dat efficiënt af te handelen.
Geef concrete aanbevelingen (verband met conclusies is niet nodig)
Nu bent u aangekomen bij het onderdeel waar het om draait: de aanbevelingen. Hier vermeldt u wat er moet gebeuren, wat er moet worden gedaan. Zorg er dus voor dat u uw aanbevelingen helder en concreet verwoordt. Nummer uw aanbevelingen om bespreking ervan te vergemakkelijken en te voorkomen dat er verwarring ontstaat bij afspraken over wie wat gaat doen. Hebt u in het hoofdstuk ‘Conclusies’ al uw advies gepresenteerd, dan sluit u uiteraard daar bij aan. Het is geen bezwaar als u bij één advies een aanzienlijk aantal aanbevelingen geeft; er
moet immers aardig wat in gang worden gezet. Hanteer deze werkwijze ook als u de keuze hebt gemaakt om vooral véél conclusies te geven; verbanden tussen conclusies en aanbevelingen zijn dan minder relevant. Het gaat er tenslotte om dat uw plannen worden uitgevoerd.
Lezen betekent nog niet begrijpen, begrijpen is nog niet accepteren; het een volgt niet noodzakelijkerwijs uit het voorgaande. De strategische schrijver gaat ervan uit dat het omgekeerde even hard geldt: accepteren veronderstelt niet dat het wordt begrepen, laat staan dat alles is gelezen.
De auteur
Marc Draijer is adviseur/trainer bij DeVries Bedrijfscommunicatie bv.
Literatuur
Eemeren, F. van en R. Grootendorst (1992). Dat heeft u mij niet horen zeggen. Drogredenen van A tot Z.
Amsterdam/Antwerpen: Contact.
Overduin, B. (1986). Rapporteren.
Utrecht: Het Spectrum. Aula paperback 133.
Rademaker, O. (1977). ‘Richtlijnen voor het schrijven van onverteerbare verslagen’. In: A.J. Vervoorn. Kleine grammatica van de waanzin.
Lochem: De Tijdstroom
Schrijvers, J. (2002). Hoe word ik een rat? De kunst van het konkelen en samenzweren.
Schiedam: Scriptum Publishers.
Verschenen in Tekstblad 4, 2003
