Niek Langeweg
Je zou het werk van een tekstschrijver kunnen vergelijken met dat van een meubelmaker: beiden creëren een uniek nieuw product uit bestaand materiaal. En net als de meubelmaker kan de tekstschrijver daarbij gereedschap goed gebruiken.
Het is van belang dat de ontwerpers van ‘schrijfgereedschap’ ervoor zorgen dat bij het model een duidelijke gebruiksaanwijzing zit. Tekstschrijvers moeten een duidelijk beeld hebben van wat de mogelijkheden en de beperkingen zijn van het gereedschap. Want een zaag zaagt nu eenmaal beter dan dat hij hamert.
In dit artikel wil ik aan de hand van een concrete vraag van een opdrachtgever laten zien dat de functionele analyse van Pander Maat een goed instrument is om ervoor te zorgen dat de tekstkenmerken in overeenstemming zijn met de
communicatieve functie van de tekst. Achtereenvolgens zal ik ingaan op de vraag van de opdrachtgever, de aard van het project waarop de tekst betrekking had, de stapsgewijze aanpak van het schrijfproces en enkele verschillen tussen de
bestaande tekst en de nieuwe tekst.
De opdrachtgever was een samenwerkingsproject voor preventieve aanpak van jongeren die dreigen af te glijden naar een criminele carrière. In het project werkten twaalf organisaties samen, elk met hun eigen doelstellingen en belangen,
eigen organisatiestructuur en cultuur, en eigen visie. De vraag van de opdrachtgever was nogal ruim: een bestaande beleidsnota moest herschreven worden. De nieuwe tekst moest de twaalf samenwerkende organisaties gunstig stemmen over continuering van de samenwerking en moest in ieder geval eindigen in de aanbeveling om de financiering van het project (door één van de partners) voort te zetten.
Om redenen van discretie heb ik de naam van het project veranderd in ‘het project’ en heb ik de namen van de betrokken organisaties veranderd in een aanduiding met een letter. Wanneer gesproken wordt over ‘de opdrachtgever’ wordt daarmee de projectleiding bedoeld.
De opdrachtgever had zelf een tekst geschreven die gebaseerd was op de uitkomst van een vier maanden durend traject waarin hij gesprekken heeft gevoerd met de directeuren van de twaalf betrokken organisaties, en twee studiedagen heeft ondergaan onder leiding van externe bureaus. Het doel van deze tekst was: ‘... een helder beeld te geven van de mogelijkheden en onmogelijkheden van het samenwerkingsverband ...’ en het geven van ‘... een voorzet voor het ontwikkelen van nieuw en uitdagend beleid gericht op de aanpak van jeugdcriminaliteit in de regio ...’ [sic].
Partner G, die het project financierde, liet echter weten dat het benodigde geld er weliswaar was, maar dat de subsidie op basis van deze tekst niet beschikbaar zou worden gesteld. Partner G zag in de tekst onvoldoende aanknopingspunten voor een adequate uitvoering van de taken en voor de oplossing van bestaande problemen.
De tekst bestond uit fragmenten van drie soorten: beschouwingen over (onder andere) de begeleiding van jongeren en het regeringsbeleid; een puntsgewijze beschrijving van problemen (in de tekst ‘analyse’ genoemd) en van mogelijke
oplossingen (in de tekst ‘advies’ genoemd); en schema’s van bestaande of gewenste processen. Er zat geen herkenbaar patroon in de afwisseling van de onderdelen.
De tekst is tot stand gekomen door gebruik te maken van de functionele analyse van Pander Maat (1994). De eerste stap in de functionele analyse is het formuleren van een tekstfunctie. De tekstfunctie bestaat uit vier componenten: het onderwerp van de tekst, de doelgroep, de communicatieve effecten die bij de doelgroep bereikt moeten worden en het achterliggende beleidsdoel.
Hieronder worden deze componenten afzonderlijk besproken, maar in werkelijkheid worden ze in onderlinge samenhang vastgesteld. De uitgewerkte tekstfunctie voor de bewuste beleidstekst is opgenomen in het eerste kader bij
dit artikel.
Achterliggend beleidsdoel
Het achterliggende beleidsdoel was zowel lastig te realiseren als eenvoudig te formuleren: het veiligstellen van het voortbestaan van het project. Kennelijk waren de samenwerkende partners (in ieder geval de financierende partner) van mening dat het project niet efficiënt en/of effectief werkte. Anders geformuleerd: het doel van het project werd onvoldoende gerealiseerd. Om het voortbestaan van het project veilig te stellen, moesten de bestaande knelpunten worden weggenomen.
Inhoud
De tekst moest dus gaan over de problemen binnen het project en over de mogelijke oplossingen. Om de problemen naar ernst te kunnen beoordelen, heb ik deze in verband gebracht met de beleidsdoelen van het project. Omdat deze tot dan toe nog niet expliciet waren geformuleerd, zijn we begonnen met het reconstrueren van deze beleidsdoelen, uitgaande van de kerntaken die bij de start van het project waren vastgesteld:
De knelpunten die in de oorspronkelijke tekst genoemd werden, heb ik gehergroepeerd zodat ze onderverdeeld konden worden bij de beleidsdoelen. Knelpunten die geen bedreiging vormden voor de beleidsdoelen (en dus de kerntaken) werden geschrapt. Een voorbeeld van zo’n knelpunt is: ‘Echter is de outputmeting enkel gericht op de trajectbegeleiding en niet op de overlastvermindering.’ De observatie mag op zichzelf juist zijn, het valt buiten het bereik van de kerntaken van dit project en is daarom niet relevant. Uiteindelijk
bleven er zeventien knelpunten over.
Daarnaast moest de tekst laten zien welke veranderingen zouden worden doorgevoerd om de knelpunten weg te nemen. Welke oplossingen gezien de verschillende belangen van de partners realistisch en wenselijk waren, werd
geïnventariseerd in afzonderlijke interviews met de twaalf betrokken directeuren, die op elk van de zeventien knelpunten reageerden.
Doelgroep
De definitie van de doelgroep van de tekst was helder, concreet en beperkt: het management van de betrokken organisaties en met name partner G die uiteindelijk een beslissing moest nemen over voortzetting van de subsidiëring. Het waren zonder uitzondering hoogopgeleide professionals, in de leeftijd van 30 tot 50 jaar, die zeer goed geïnformeerd waren over de doelstellingen en het reilen en zeilen van het project, en die de informatie van de tekst zouden gebruiken om beleidsbeslissingen te nemen. Het waren mensen met een drukke agenda en dus
weinig tijd om te lezen. Bovendien bestond er onvrede bij de doelgroep over de slagvaardigheid van het project in het algemeen en over de voortgang van het bewuste besluitproces in het bijzonder.
Deze analyse leidde tot de aannames dat de informatie in de tekst snel toegankelijk moest zijn, systematisch en eenduidig geordend zodat het eenvoudig was de tekst snel te scannen op passages die voor de individuele lezer relevant
waren. De gebruikte terminologie moest direct aansluiten bij wat gebruikelijk was binnen het project. Synoniemen en ambiguïteit moesten worden vermeden.
Communicatieve effecten
Wat de beoogde communicatieve effecten bij de doelgroep betreft, was de analyse wat ingewikkelder. De doelgroep moest in eerste instantie geïnformeerd worden over de wijze waarop de bestaande knelpunten op praktisch niveau opgelost zouden worden. Daarnaast moest de tekst hen ervan overtuigen dat de aangedragen oplossingen realistisch (haalbaar) en adequaat (afdoende) waren. En tot slot moest de tekst hen motiveren om hun betrokkenheid bij het project te bestendigen. Wat partner G betreft betekende dat: opnieuw subsidie toezeggen voor een periode van vier jaar. Deze analyse leidde tot de aannames dat in de tekst geen beweringen mochten staan die als negatief uitgelegd konden worden en dat de tekst slagvaardigheid moest uitstralen. Woorden met een negatieve lading werden dus niet gebruikt, net zo min als woorden die voorzichtigheid of terughoudendheid suggereerden (zou... kunnen, misschien, eventueel). Bovendien moest de tekst sterk op de inhoud zijn gericht: het was vooral de kwaliteit van de voorstellen die de partners moest overhalen.
Randvoorwaarden
Als belangrijkste randvoorwaarde gold dat de tekst een ‘hamerstuk’ moest zijn: de tekst moest geen discussie maar instemming uitlokken. Bovendien moest de tekst eindigen in de aanbeveling om de subsidie voort te zetten. Elk van de partijen moest zich kunnen vinden in de tekst. Overigens gaf de opdrachtgever aan dat de partners over de kerntaken onderling geen meningsverschillen hadden.
Functionele analyse van Pander Maat
|
Voor het rubriceren van tekstkenmerken kan de C3-analyse van Renkema goed dienst doen). Renkema rubriceert op een globaal niveau tekstkenmerken aan de hand van drie criteria: correspondentie, consistentie en correctheid. Hieronder heb ik de begrippen uit de C3-analyse geconcretiseerd aan de hand van de functionele analyse.
De C3-analyse van Renkema
|
| Correspondentie | Consistentie | Correctheid | |
| Tekstsoort | Geschiktheid | Genrezuiverheid | Toepassing genreregels |
| Inhoud | Voldoende informatie | Overeenstemming tussen feiten | Juistheid van gegevens |
| Opbouw | Voldoende samenhang | Consequente opbouw | Correcte verbindingswoorden |
| Formulering | Gepaste formulering | Eenheid van stijl | Correcte zinsbouw en woordkeus |
Correspondentie
Tekstsoort: Beleidsnota.
Inhoud: Alle relevante knelpunten die gesignaleerd zijn en de oplossingen daarvoor.
Opbouw: Inleiding; zeventien knelpunten en hun oplossingen.
Formulering: Heldere, beknopte en concrete beschrijving van probleem en oplossing. Gebruikelijk jargon en technische termen voor bekende fenomenen kunnen zonder uitleg worden gebruikt.
Presentatie: Onpersoonlijk (lezer wordt niet aangesproken), informatie moet gericht zijn op oplossingen. Veel concrete woorden en kernachtige formuleringen. Geen negatieve woorden, niet te veel voorzichtigheid of omzichtigheid.
Consistentie
Tekstsoort: Hier heb ik besloten om niet het genre te volgen (verhalend proza), maar om keuzes te maken op grond van de functionele analyse.
Inhoud: Knelpunten moeten gerelateerd zijn aan kerntaken en beleidsdoelen.
Opbouw: Systematisch en eenduidig. Elk knelpunt wordt kernachtig beschreven, gevolgd door een beschrijving van de oorzaak zoals die door het management gezien wordt en afgesloten met een of enkele voorstellen die tot een oplossing
moeten leiden.
Bij elk afzonderlijk knelpunt wordt de ‘probleemstructuur’ van Steehouder e.a. (1992) gebruikt:
– Wat is het probleem?
– Waarom is het een probleem?
– Wat is de oorzaak van het probleem?
– Wat is de oplossing van het probleem?
In de tekst wordt overigens de tweede vraag niet bij elk afzonderlijk knelpunt beantwoord, maar in de inleiding: elk van de knelpunten vormt een bedreiging voor het realiseren van de kerntaken.
Formulering: Zo weinig mogelijk synoniemen naast elkaar gebruiken.
Presentatie: Kopjes vet, lopende tekst normaal, oplossingen cursief.
Correctheid
Tekstsoort: geen gebruik van genreregels gemaakt.
Inhoud: Alleen knelpunten die erkend zijn door het management worden besproken. De genoemde oplossingen zijn in overeenstemming met hetgeen in de interviews is besproken.
Opbouw: De relatie binnen de onderdelen wordt vooral gemarkeerd door volgorde (probleem – toelichting – oplossing) en opmaak (vet, normaal, cursief).
Formulering: De tekst moet grammaticaal correct zijn. Woorden moeten juist gebruikt zijn.
Presentatie: Geen fouten in spelling en interpunctie.
De grote vraag is natuurlijk: in welke aspecten was de nieuwe tekst nu anders dan de oorspronkelijke? Vergelijking van de twee teksten wordt bemoeilijkt door het feit dat door het toepassen van de functionele analyse er een geheel nieuwe
tekst is geschreven, in plaats van dat de oorspronkelijke tekst geredigeerd is. De belangrijkste globale verschillen zijn een andere inhoud (andere knelpunten, andere oplossingen), een andere structuur en een beknopte en systematische presentatie van de informatie.
Ook wat betreft de schrijfstijl verschillen de teksten. Om dit te illustreren licht ik er één knelpunt uit: er worden veel minder jongeren naar het project verwezen dan afgesproken. De overcapaciteit maakt het project relatief erg duur.
In de oorspronkelijke tekst staat dit:
Analyse:
Advies:
Het moge duidelijk zijn dat de subsidie geweigerd werd vanwege de inhoud van de tekst. Maar ook de stijl draagt niet bij aan het bereiken van het doel: commitment en instemming oogsten. Kwalificaties als ‘minimale inzet’, ‘onbereikbare doelen en fantastische idealen’ en ‘een onderwerp van frustratie en onmacht’ scheppen geen vertrouwen in het welslagen van de onderneming.
De formulering van enkele zinnen is zo ondoorzichtig dat ze non-informatief geworden zijn.
De zin: De input in de vorm van klanten moet het gevolg zijn van interne procedures van de belangrijkste partners.
betekent waarschijnlijk:
De belangrijkste partners moeten bereid zijn hun werkwijze te veranderen als dat nodig is om meer jongeren te kunnen verwijzen.
Een ander voorbeeld. De zin:
Verhoging van deze getallen naar streefcijfers [...] moet gekoppeld zijn aan verwachtingsberekening van de toeleidende organisatie.
betekent waarschijnlijk:
Om streefcijfers vast te kunnen stellen, moeten de verwijzende organisaties zich uitspreken over het aantal jongeren dat zij verwachten te (kunnen) verwijzen.
De nieuwe tekst besprak dit knelpunt als volgt:.
Knelpunt 4: Er worden te weinig jongeren aangemeld. Om de toekomst van het project te garanderen, is een zekere omvang van de toeleiding noodzakelijk. Die omvang is afhankelijk van de criteria waarmee de verwijzende organisaties
zelf de doelgroep beschrijven. De ingewikkelde en onderling afwijkende definities zorgen ervoor dat de medewerkers die verwijzen het zicht op het project verliezen en steeds minder vaak jongeren naar het project verwijzen. Alle verwijzende partners achten een groei van de toeleiding in [het komende jaar] mogelijk. Daarvoor is wel een aantal maatregelen nodig. Deze komen aan bod bij knelpunt 5 (organisatie van de toeleiding).
Uit een tweemaandelijkse controle moet blijken of de omvang van de toeleiding voldoende is, of dat er nadere maatregelen nodig zijn.
Partner P stelt dat haar aandeel in de toeleiding aanzienlijk groter kan worden als gevolg van een nieuwe werkwijze (zie bijlage). De omvang zou tussen vele tientallen tot enkele honderden jongeren per jaar kunnen bedragen. Het project heeft een toestroom nodig van 377 jongeren om 264 volledige begeleidingen te
halen (de capaciteit bij de huidige personeelsbezetting). Daarom lijkt het voldoende om met partner P af te spreken dat zij 100 jongeren per jaar toeleidt.
Partner O stelt dat het geen jongeren aanlevert, maar slechts het advies van andere participanten opvolgt om jongeren voor het project in aanmerking te laten komen. De toeleiding staat dan op naam van de adviesopsteller: partner J1,
partner R of partner K.
Voorstel 4a: Het project sluit met elk van de toeleiders een bilateraal convenant waarin (onder andere) de toegezegde omvang wordt vastgelegd.
Voorstel 4b: Het project controleert elke twee maanden of het aantal gerealiseerde verwijzingen per toeleider in verhouding staat tot de toegezegde omvang voor dat jaar. Het project rapporteert hierover zowel aan het maandelijkse Managementoverleg als aan het halfjaarlijkse Directeurenoverleg.
Onontbeerlijk
In dit artikel heb ik willen laten zien dat de functionele analyse van Pander Maat een bruikbaar instrument is om de tekstkenmerken af te stemmen op de communicatieve functie van de tekst, en bovendien om de tekstfunctie af te stemmen op de kerntaken en beleidsdoelen van de afzender. Het toepassen van de functionele analyse geeft houvast bij het formuleren van normatieve uitspraken die uitsluitend gelden voor de specifieke tekst waarvoor de analyse wordt
gemaakt. Dergelijke normatieve uitspraken zijn onontbeerlijk voor de tekstschrijver. Het zijn niet zozeer de algemeen geldende normen (bijvoorbeeld: ‘vakantie spel je met een k’ of ‘vermijd de lijdende vorm’), maar vooral de specifieke normen (bijvoorbeeld: ‘de tekst moet lekker informeel zijn’ of ‘het mag niet te moeilijk worden’) waaraan de schrijver behoefte aan heeft bij het zoeken naar adequate tekstkenmerken. De functionele analyse biedt geen overzicht van tekstkenmerken die ingezet kunnen worden.
Dat doet een instrument als de C3-analyse van Renkema juist wel. Het biedt een rubricering van tekstkenmerken die de tekstschrijver als checklist kan gebruiken bij de vraag of hij op alle niveaus gezocht heeft naar relevante kenmerken.
Renkema geeft in zijn model wel aan dat de keuzes ‘doelmatig’, ‘correct’, ‘gepast’ of ‘juist’ moeten zijn, maar dat is op zich nog onvoldoende om de geschiktheid van kenmerken van een specifieke tekst te beoordelen.
De partners verwachten [volgend jaar] de volgende toeleiding te kunnen realiseren:
| D1: | 10 |
| D2 | 12 |
| D3 | 30 |
| D4 | 10 |
| D5 | 25 |
| D6 | 17 |
| O | 0 |
| P | > 100 |
| J1+2 | 86 |
| R | 30 |
| K | 60 |
| totaal | 380 |
De auteur
Niek Langeweg is tekstschrijver in Den Haag
Literatuur
Pander Maat, H. (1994). Van tekstfuncties naar teksteisen.
In: Tijdschrift voor Taalbeheersing (16: 212-226).
Renkema, J. (1998). De C3-analyse.
In: Tekst[blad] 4: 29-31. Houten: Bohn Stafleu Van Loghum.
Steehouder, M. e.a. (1992). Leren communiceren.
(Derde geheel herziene druk) Groningen: Wolters-Noordhoff.
Verschenen in Tekstblad 4, 2003
